Materi Bab III Kebijakan Dan Perencanaan Sistem

 

BAB III

Kebijakan dan Perencanaan Sistem

Proses perencanaan sistem dibagi dalam 3 proses utama yaitu;

1.      Merencanakan proyek-proyek sistem, meliputi :

a.      Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan

Perencanaan sistem harus sejalan dengan tujuan perusahaan. Ini berarti perencanaan sistem harus diarahkan untuk dapat merencanakan sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan organisasi secara keseluruhan sehingga tujuan perusahaan akan tercapai

b.      Mengidentifikasi proyek-proyek sistem

Menentukan proyek-proyek sistem informasi yang dibutuhkan dalam suatu organisasi

Contoh   :   Dalam perusahaan bisnis proyek-proyek sistem informasi dapat berupa sistem informasi untuk :

-     pengendalian penjualan dan pemasaran

-     pengendalian distribusi

-     pengendalian produksi

-     pengendalian keuangan

-     pengendalian persediaan

c.      Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem

Sasaran ini merupakan apa yang ingin dicapai oleh masing-masing proyek sistem

Contoh   :   Sistem informasi penjualan; memiliki sasaran :

-     Memberikan pelayanan order kepada pelanggan  dengan lebih baik

-     Meningkatkan volume penjualan

-     Menyediakan laporan penjualan yang tepat waktu kepada manajer marketing

d.      Menetapkan kendala proyek-proyek sistem

Ada 3 faktor kendala :

-     Masalah dana

-     Masalah waktu

-     Mengenai batasan peraturan yang berlaku pada perusahaan tersebut

e.      Menentukan prioritas proyek-proyek sistem

Yaitu menentukan proyek-proyek sistem mana yang perlu dikembangkan terlebih dahulu, tentunya proyek-proyek sistem yang sangat diperlukan dan mendesak harus diprioritaskan

f.       Membuat laporan perencanaan sistem

Isi dari laporan perencanaan sistem tersebut adalah :

-        Latar belakang organisasi

-        Proyek sistem informasi yang direncanakan

-        Sasaran pengembangan sistem informasi

-        Kendala di dalam pengembangan sistem informasi

-        Menentukan prioritas-prioritas proyek sistem informasi

 

g.      Meminta persetujuan manajemen

 

2.      Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan meliputi:

a.      Menunjuk tim analis

b.      Mengumumkan proyek pengembangan sistem

 

3.      Mendefinisikan proyek-proyek dikembangkan, meliputi :

a.      Melakukan studi kelayakan

Studi kelayakan                         :   Suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau tidak

b.      Menilai kelayakan proyek sistem

a.      Kelayakan teknik                  :   - ketersediaan teknologi yang digunakan

                                                                    - ketersediaan staf ahli di dalam mengoperasikan teknologi yang digunakan

b.      Kelayakan operasi                :   - kemampuan personil dalam mengoperasikan sistem informasi yang dibuat

- kemampuan dari sistem informasi untuk menghasilkan informasi

c.      Kelayakan jadwal                 :   Apakah sistem informasi yang dikembangkan sesuai  dengan jadwal yang telah ditentukan

d.      Kelayakan ekonomi              :   - besarnya dana yang diperlukan untuk pengembangan sistem

                                                      - manfaat yang diperoleh oleh sistem informasi dibandingkan  dengan biaya perkembangannya

e.      Kelayakan hukum                :   Apakah sistem yang akan dikembangkan tidak menyimpang dari hukum yang berlaku                                

c.      Membuat usulan proyek sistem

d.      Meminta persetujuan manajemen

Kebijakan Sistem

Kebijakan adalah aturan tertulis yang merupakan keputusan formal organisasi, yang bersifat mengikat, yang mengatur prilaku dengan tujuan untuk menciptakan tata nilai baru dalam masyarakat. Kebijakan akan menjadi rujukan utama para anggota organisasi atau anggota masyarakat dalam berprilaku (Dunn, 1999).

Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak (top management), maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak ini. Padahal dukungan dari manajemen puncak sangat penting yang artinya Kebijakan sistem (systems policy) merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk membuat perencanaan sistem.

Keterlibatan manajemen puncak masih diharapkan untuk keberhasilan sistem yang akan dikembangkan. Untuk itu manajemen puncak dilengkapi dengan suatu tim penasehat yang disebut dengan komite pengarah (steering commitee) yang umumnya dibentuk dari wakil-wakil pimpinan dari masing-masing departemen pemakai sistem seperti misalnya manajer-manajer departemen atau manajer-manajer divisi. Seringkali komite ini diketuai sendiri oleh direktur utama. Tugas komite ini adalah sebagai berikut :         

1.       Mengkaji, menyetujui atau membuat rekomendasi yang berhubungan dengan perencanaan sistem, proyek-proyek sistem serta pengadaan perangkat keras, perangkat lunak dan fasilitas-fasilitas lainnya.

2.       Mengkoordinasi pelaksanaan proyek sistem sesuai dengan rencananya.       

3.       Memonitor atau mengawasi kemajuan dari proyek sistem.   

4.       Menilai kinerja dari fungsi-fungsi sistem yang telah dikembangkan.   

5.       Memberikan saran-saran dan petunjuk-petunjuk terhadap proyek sistem yang sedang dikembangkan, terutama yang berhubungan dengan pencapaian sasaran sistem, sasaran perusahaan dan juga terhadap kendala-kendala yang dihadapi.           

·       Keuntungan adanya tim pengarah adalah:         

1.     Adanya dukungan total dari perusahaan.      

2.     Proyek ditandai dengan perencanaan dan pengendalian yang baik.   

3.     Menetapkan kebijakan, menyediakan pengendalian keuangan, dan memecahkan konflik.

·       Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam kebijakan sistem:

1.     Waktu        

Waktu sangat penting dalam kebijakan system agar perencanaan system dalat terlaksana dengan baik. Sehingga dibutuhkan teknik analisis schedule proyek untuk menentukan jadwal proyek yang akan dilakukan.

1.      Sumber Daya Manusia    

Untuk mendapat sumber daya manusia yang baik maka diperlukan proses pemilihan dan pelatihan.

• Pelatihan meliputi Education dan Training      

• Pemilihan meliputi Internal dan ekstern

2.      Dana   

dana juga merupakan factor penting dalam menentukan kebijakan system agar manajemen puncak mengetahui berapa biaya yang dibutuhkan. Sehingga diperlukan teknik analisis biaya.

 

 

·       Kebutuhan data dan informasi bagi pihak manajemen dari top level, middle dan lower

Kebutuhan data dan informasi di dalam suatu organisasi ditentukan oleh level manajemen dan pihak non-manajemen yang akan menggunakan informasi.

Oleh karena itu, sistem informasi yang dibangun atau dipakai sebuah organisasi perlu mengakomodasi kebutuhan pemakai berdasarkan level manajemen. Ada berbagai level manajemen dalam suatu organisasi, yaitu:

1.     Top level Management, biasanya bersumber dari hal-hal yang berada di luar perusahaan (eksternal) yang secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi jalannya bisnis. Contohnya adalah keadaan pasar (market), kecenderungan ekonomi (trend), gejala-gejala sosial masyarakat, kedatangan para pesaing baru, kebijakan pemerintah, dan lain sebagainya.

 

2.     Middle level Management, informasi eksternal maupun internal dibutuhkan untuk menunjang aktivitas sehari-hari. Contoh informasi dari luar perusahaan yang dibutuhkan adalah mengenai jenis-jenis bahan mentah atau bahan baku beserta kualitas dan harganya, teknologi baru penunjang penciptaan produk atau jasa, dan lain sebagainya. Sedangkan contoh informasi internal yang dibutuhkan adalah seperti stok barang di gudang, service level kepada pelanggan, dan lain sebagainya.

 

3.     Lower level Management yang lebih membutuhkan informasi berkaitan dengan internal perusahaan, seperti utang pelanggan yang telat dibayar, pesanan yang belum dikirim, ketersediaan sumber daya manusia untuk produksi, dan lain sebagainya.

 

 

Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa dukungan Sistem Informasi yang dibutuhkan oleh orang-orang tergantung pada peran mereka dalam sebuah organisasi.

1.     Top managers membuat keputusan strategis (Executive Information System)

2.     Middle managers membuat keputusan taktis (Management Information System)

3.     Line managers membuat keputusan operasiona (Decision Support System)

4.     Knowledge Workers membuat dan mengintegrasikan pengetauan (Knowledge Worker System)

4.     Pekerja administrasi menggunakan dan memanipulasi informas (Transaction Processing System)